Integrationen-Leitfaden, Schritt für Schritt

Für alle, die auf der Seite Integrationen auf Verbinden klicken und wissen möchten, was sie bereithalten müssen und wo sie jede Angabe bekommen. Die Oberflächen der Anbieter ändern sich: Wenn ein Menüname anders lautet, suchen Sie auf der Seite des Anbieters nach dem Namen der Option.

• Bevor Sie beginnen
• Wie wir mit Ihren Geheimnissen umgehen
• Nachrichten: Telegram und WhatsApp
• Automatische E-Mail
• Meetings: Zoom, Meet und Teams
• Cloud: Drive, Dropbox, OneDrive und S3
• Dokumente: Google Docs, Tabellen, Präsentationen, Word, Excel und PowerPoint
• Projekte: Trello, Jira, Linear, Asana, ClickUp, monday.com und Azure DevOps
• KI-Schlüssel
• Gespeicherte Logins
• Wenn etwas nicht funktioniert, und Übersicht

So lesen Sie Schaltfläche und Status jeder Zeile

Nach erfolgreicher Verbindung zeigt die Seite "verbunden", und TranscritorAi sendet Ihnen eine E-Mail über die Änderung. Wenn diese E-Mail ankommt, obwohl Sie nichts getan haben, trennen Sie die Verbindung und ändern Sie das Passwort Ihres Kontos.

Zwei Arten der Verbindung

1. Anmeldung auf der Seite des Anbieters (OAuth): Google Drive, Dropbox, OneDrive, Zoom, Google Meet, Teams, Trello, Jira, Asana, ClickUp, monday.com, Azure DevOps und Linear. Es öffnet sich ein Fenster des Anbieters, Sie melden sich an und stimmen zu. Ihr Passwort läuft nie über TranscritorAi, und es gibt nichts zu kopieren und einzufügen.
2. Schlüssel oder App-Passwort einfügen: Telegram-Bot-Token, E-Mail über POP3, Amazon S3, KI-Schlüssel, Meeting-Bot und eigene Apps. Diese Anleitung erklärt, wo Sie jeweils erzeugen.

Regeln, die für alles gelten

• Pop-up blockiert? Die Anmeldung beim Anbieter öffnet sich in einem eigenen Fenster. Blockiert der Browser es, geht die Seite im selben Tab weiter. Erlauben Sie Pop-ups für die Seite von TranscritorAi und klicken Sie erneut.
• Geheimnisse erscheinen nur einmal. Kopieren Sie den Schlüssel sofort. Wenn Sie ihn verlieren, erzeugen Sie beim Anbieter einen neuen und tragen ihn erneut ein.
• Senden Sie nie Schlüssel oder Passwörter per E-Mail, WhatsApp oder Support-Chat. Der einzige Ort zum Einfügen ist das Feld im Popup auf der Seite Integrationen.
• Die Kosten trägt der Anbieter, direkt abgerechnet an Sie. KI-Schlüssel, Meeting-Bot und eine eigene Microsoft-App rechnet der jeweilige Anbieter auf Ihrem Konto ab. TranscritorAi ist an dieser Zahlung nicht beteiligt.
• Sie können jederzeit trennen. Beim Trennen löschen wir die Zugangsdaten auf unserer Seite. Was bereits in Ihrer Cloud, in Ihren Aufgaben oder Dateien angelegt wurde, bleibt dort. Um den Zugriff endgültig zu widerrufen, entfernen Sie ihn auch beim Anbieter (jeder Abschnitt sagt, wo).
• Sie müssen bei TranscritorAi angemeldet sein. Ohne Anmeldung zeigt die Seite nur die Schaltfläche Anmelden.

Was wir nie speichern

• Das Passwort Ihrer Anmeldung bei Google, Dropbox, OneDrive, Zoom, Microsoft, Trello, Jira, Asana, ClickUp, monday.com, Azure DevOps, Linear oder Meta. Die Anmeldung findet auf der Seite des Anbieters statt. TranscritorAi erhält nur ein Zugriffstoken, das Sie jederzeit widerrufen können.
• Das Passwort Ihres TranscritorAi-Kontos in lesbarer Form. Es wird zu einem Hash, einem "Fingerabdruck", aus dem sich das ursprüngliche Passwort nicht zurückgewinnen lässt. Wenn das Panel "Ihr Passwort zur Bestätigung" verlangt, wird es nur geprüft, nie kopiert.
• Ein E-Mail-Passwort beim Weiterleiten (Hotmail, Outlook, iCloud oder jeder andere Anbieter): Dieser Weg verwendet überhaupt kein Passwort.
• Kein Geheimnis kehrt auf den Bildschirm zurück. Nach dem Speichern werden Schlüssel, Token oder Passwort nie wieder angezeigt. Das Panel zeigt höchstens das Ende des Schlüssels, etwa "endet auf 3f9a".
• Den Rohtext des Anbieters in Fehlermeldungen. Die Fehlermeldungen, die Sie sehen, sind unsere eigenen Texte.

Was wir speichern, immer verschlüsselt

Jeder der folgenden Punkte wird bereits verschlüsselt in die Datenbank geschrieben (Fernet: AES mit Integritätsprüfung, Bibliothek cryptography), mit getrennten Verschlüsselungsschlüsseln je Integrationstyp. Hat der Server den Schlüssel für einen Typ nicht, bleibt diese Integration komplett abgeschaltet, statt das Geheimnis unverschlüsselt zu speichern.

Wenn Sie trennen oder löschen: Die Zugangsdaten werden auf unserer Seite gelöscht. Was bereits angelegt wurde (Dateien in Ihrer Cloud, Aufgaben, Transkriptionen), bleibt bei Ihnen. Das Löschen hier widerruft den Zugriff beim Anbieter nicht: Nutzen Sie dafür die Zeile "Endgültig widerrufen" in jedem Abschnitt.

Was die Verschlüsselung schützt und was nicht

Sie schützt den Inhalt der Datenbank und der Backups: Wer nur die Datenbankdatei kopierte, könnte keines Ihrer Geheimnisse lesen. Keine Verschlüsselung schützt vor jemandem, der in den Server selbst eindringt, wo die Schlüssel liegen. Deshalb gilt außerdem:

• Geben Sie Schlüsseln so wenig Rechte wie möglich: die minimale S3-Richtlinie, nur Lesezugriff bei Projektplattformen, ein Ausgabenlimit bei KI-Schlüsseln.
• Bei Verdacht auf ein Leck zuerst beim Anbieter widerrufen und erst danach hier löschen.
• Fügen Sie Geheimnisse nie in E-Mails, Support-Chats oder außerhalb der Popup-Felder unter Integrationen ein.

Telegram (eigener Bot), etwa 3 Minuten

Bereithalten: Telegram und das Passwort Ihres TranscritorAi-Kontos (dazu den Code der Zwei-Faktor-Bestätigung, falls Sie sie nutzen).

1. Suchen Sie in Telegram nach @BotFather (dem offiziellen Bot mit dem blauen Verifizierungshaken).
2. Senden Sie /newbot.
3. Er fragt nach dem Namen des Bots (beliebig) und dann nach dem Benutzernamen, der auf bot enden muss, zum Beispiel mein_transkriptor_bot.
4. BotFather antwortet mit dem Token, etwa 123456789:AAH.... Kopieren Sie ihn. Dieser Token ist das Passwort des Bots: Geben Sie ihn nicht weiter. Er wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt.
5. In TranscritorAi: Integrationen, Nachrichten, Telegram, Verbinden.
6. Fügen Sie den Token bei Bot-Token ein, geben Sie zur Bestätigung Ihr Passwort ein (und den Zwei-Faktor-Code, falls verlangt) und klicken Sie auf Verbinden.
7. Es erscheint ein Kopplungscode, der 10 Minuten gilt und nur einmal verwendbar ist. Klicken Sie auf Bot in Telegram öffnen und tippen Sie auf Start, oder senden Sie den Code an den Bot.
8. Der Status wechselt zu Einsatzbereit. Senden oder leiten Sie Audios, Videos, Dateien oder Links an den Bot weiter, und die Transkription kommt im selben Chat zurück.

• Bot-Befehle: /status, /creditos, /cancelar, /desconectar.
• Limit: Telegram akzeptiert Dateien bis 20 MB. Größere senden Sie über die Website.
• Code abgelaufen? Klicken Sie auf Neuen Code erzeugen.
• "Verbindung nicht möglich": Der Token wurde mit einem Leerzeichen eingefügt, es fehlt ein Stück, oder er gehört zu einem gelöschten Bot. Erzeugen Sie bei BotFather mit /token einen neuen.
• Endgültig widerrufen: bei BotFather /revoke (erzeugt einen neuen Token und macht den alten ungültig) oder /deletebot.

WhatsApp (WhatsApp-Business-Konto), etwa 5 Minuten

Bereithalten: eine WhatsApp-Business-Nummer (eine Nummer nur dafür oder die App WhatsApp Business; normales WhatsApp geht nicht), ein Facebook-Konto und Ihr TranscritorAi-Passwort.

1. Integrationen, Nachrichten, WhatsApp, Verbinden.
2. Geben Sie Ihr TranscritorAi-Passwort ein und klicken Sie auf Mit Meta verbinden.
3. Melden Sie sich im Meta-Fenster mit Facebook an, wählen oder erstellen Sie das WhatsApp-Business-Konto, wählen Sie die Nummer (oder fügen Sie sie hinzu und bestätigen Sie per SMS oder Anruf) und stimmen Sie den Berechtigungen zu.
4. Zurück auf der Website erscheint ein Code. Senden Sie diesen Code von Ihrem privaten WhatsApp an die verbundene Nummer (die Schaltfläche WhatsApp öffnen öffnet den Chat bereits).
5. Fertig: Senden oder leiten Sie Audios, Videos, Dateien oder Links an die Nummer weiter, und die Transkription kommt im selben Chat zurück.

• Antworten innerhalb von 24 Stunden nach Ihrer letzten Nachricht verursachen bei Meta keine Nachrichtenkosten.
• "WhatsApp wurde auf diesem Server noch nicht freigeschaltet": Die Schaltfläche erscheint, aber der Teil von TranscritorAi mit Meta ist noch nicht abgeschlossen. Das ist kein Fehler Ihrerseits. Nutzen Sie solange Telegram.
• Endgültig widerrufen: in den Facebook-Einstellungen unter Geschäftsintegrationen TranscritorAi entfernen.

Lässt Text, Anhänge und (wenn Sie möchten) Links Ihrer E-Mails von selbst in die Transkriptionswarteschlange laufen, mit denselben Credits wie ein Upload über die Website. Bestätigen Sie zuerst die E-Mail-Adresse Ihres TranscritorAi-Kontos (die Seite weist darauf hin, falls sie fehlt). Erscheint "in Ihrem Tarif nicht enthalten", ist die Funktion für Ihren Tarif nicht freigeschaltet.

Hotmail, Outlook und Live melden sich über Microsoft an, ohne gespeichertes Passwort, und Apple iCloud wird über IMAP mit einem App-Passwort verbunden. Die Weiterleitung funktioniert mit jedem Anbieter.

Weg A: weiterleiten (jeder Anbieter)

Funktioniert mit jedem Anbieter und speichert weder Passwort noch Autorisierung. Das ist die Wahl für alle, die keinen Zugriff auf das Postfach herausgeben wollen, und die einzige für einen Anbieter ohne POP3, IMAP oder Microsoft-Anmeldung.

1. Integrationen, E-Mail, (Ihr Anbieter), Verbinden. Das Panel zeigt die Adresse von TranscritorAi, an die weitergeleitet wird. Nutzen Sie Adresse kopieren.
2. Geben Sie Ihre Absenderadresse frei. Nur E-Mails von einer bestätigten Adresse werden angenommen, und die E-Mail Ihres Kontos gilt bereits. Für eine weitere geben Sie sie bei Eine weitere Adresse von Ihnen ein, klicken auf Code senden, öffnen die an diese Adresse gesendete E-Mail und tragen die 6 Ziffern bei Bestätigen ein.
3. Richten Sie die Weiterleitung in Ihrem E-Mail-Konto ein. Bei Hotmail/Outlook (Outlook im Web): Einstellungen, E-Mail, Weiterleitung, aktivieren und die kopierte Adresse einfügen, oder eine Regel erstellen, die nur weiterleitet, was Sie wählen. Bei iCloud: iCloud.com, Mail, Zahnrad, Einstellungen, Allgemein, Weiterleitung an die kopierte Adresse aktivieren.
4. Wählen Sie die Optionen und speichern Sie: E-Mail-Text transkribieren, Anhänge, Links verfolgen, personenbezogene Daten ausblenden (LGPD).
5. Test: Senden Sie sich selbst eine E-Mail mit einer Audiodatei im Anhang. Das Ergebnis erscheint unter Verlauf.

Tipp: Legen Sie die Weiterleitungsregel nur für einen Absender oder einen Ordner an, sonst verbraucht jede E-Mail des Postfachs Credits.

Weg B: Postfach über POP3 verbinden

Server und Port füllen sich bei der Wahl des Anbieters aus. Der Login ist immer die vollständige E-Mail-Adresse. Das Passwort ist ein App-Passwort, nie das normale Passwort. Es wird verschlüsselt gespeichert, nie wieder angezeigt und beim Trennen des Postfachs gelöscht. Da es das Postfach nur über POP3 öffnet (und sich nicht in Ihrem Konto anmeldet), können Sie es jederzeit widerrufen, ohne das Hauptpasswort zu ändern.

Hotmail, Outlook und Live: Microsoft-Anmeldung

1. Hotmail, Outlook und Live akzeptieren per POP3 kein Passwort. Deshalb meldest du dich mit deinem Microsoft-Konto an: TranscritorAi sieht dein Passwort nie und erhält nur die Erlaubnis, das Postfach zu lesen.
2. In Outlook im Web: Einstellungen > E-Mail > E-Mail synchronisieren, und wähle unter POP und IMAP „Ja“ bei „Geräten und Apps die Verwendung von POP erlauben“. Speichern.
3. Gib hier in TranscritorAi deine Hotmail-, Outlook- oder Live-Adresse ein und nenne die erlaubten Absender und/oder ein Betreff-Stichwort (z. B. [transkribieren]).
4. Klicke auf Mit Microsoft anmelden, wähle das Konto und erlaube den Lesezugriff auf das Postfach. Danach erscheint das Postfach als verbunden. Zum Widerrufen nutze hier Trennen oder entferne den Zugriff unter account.live.com/consent/Manage.

Apple iCloud: IMAP

1. iCloud Mail bietet kein POP3, akzeptiert aber IMAP mit einem App-spezifischen Passwort: TranscritorAi liest nur den Posteingang (imap.mail.me.com, Port 993) und markiert oder ändert nichts in deinen E-Mails.
2. Klicke unter account.apple.com > Anmeldung und Sicherheit > App-spezifische Passwörter (Zwei-Faktor-Authentifizierung muss aktiv sein) auf + und nenne es TranscritorAi. Kopiere das erzeugte Passwort (Format xxxx-xxxx-xxxx-xxxx): Es wird nur einmal angezeigt.
3. Wähle hier in TranscritorAi Apple iCloud, gib deine vollständige iCloud-Adresse ein (name@icloud.com, @me.com oder @mac.com) und füge das App-Passwort ein. Server und Port sind schon eingetragen.
4. Gib die erlaubten Absender und/oder ein Betreff-Stichwort an (z. B. [transkribieren]), klicke auf Verbindung testen und dann auf Verbinden.

Gmail

1. Öffnen Sie auf myaccount.google.com den Bereich Sicherheit und aktivieren Sie die Bestätigung in zwei Schritten (für App-Passwörter erforderlich).
2. Suchen Sie weiter unter Sicherheit nach "App-Passwörter" (oder öffnen Sie myaccount.google.com/apppasswords). Geben Sie einen Namen ein, etwa "TranscritorAi", und klicken Sie auf Erstellen. Kopieren Sie die 16 Buchstaben ohne Leerzeichen. Sie erscheinen nur einmal.
3. In Gmail: Zahnrad, Alle Einstellungen aufrufen, Tab Weiterleitung und POP/IMAP. Wählen Sie unter POP-Download, POP für alle E-Mails (oder nur für ab jetzt eingehende) zu aktivieren, und speichern Sie.
4. In TranscritorAi: Integrationen, E-Mail, Gmail, Verbinden. Tragen Sie E-Mail (Login) und App-Passwort ein.

Yahoo Mail

1. Aktivieren Sie auf login.yahoo.com/account/security die Bestätigung in zwei Schritten, falls noch nicht geschehen.
2. Erzeugen Sie auf derselben Seite ein App-Passwort ("Andere App"), geben Sie einen Namen ein und kopieren Sie es.
3. Verbinden Sie in TranscritorAi mit dem Server pop.mail.yahoo.com.

Zoho Mail

1. Aktivieren Sie in Zoho Mail unter Einstellungen, E-Mail-Konten, POP-Zugriff den POP-Zugriff.
2. Wenn Sie Zwei-Faktor-Authentifizierung nutzen, erzeugen Sie auf accounts.zoho.com unter Sicherheit, App-spezifische Passwörter ein Passwort und kopieren Sie es.
3. Verbinden Sie mit dem Server pop.zoho.com. Konten in anderen Regionen (etwa .eu oder .in) nutzen den POP-Server der Region: Prüfen Sie das im Zoho-Panel.

UOL, Hostinger und eigene Domain

1. Aktivieren Sie POP3 in den E-Mail-Einstellungen (bei UOL Mail oder im Hosting-Panel Ihrer Domain).
2. Verwenden Sie Server, Port und Passwort, die der Anbieter nennt. Bei Hostinger ist der Login die vollständige E-Mail-Adresse.
3. Hat der Anbieter keine App-Passwörter, nutzen Sie das Postfach-Passwort. Legen Sie wenn möglich ein Postfach nur dafür an.

Formular ausfüllen (alle POP3-Anbieter)

1. Wählen Sie den Anbieter, geben Sie einen Spitznamen an (optional) und tragen Sie die E-Mail (Login) und das App-Passwort ein.
2. Sicherheitsfilter: Aus Sicherheitsgründen lesen wir nur, was Sie auswählen. Geben Sie erlaubte Absender an, durch Kommas getrennt (zum Beispiel ana@beispiel.de, @firma.de), und/oder ein Stichwort im Betreff (zum Beispiel [transkribieren]). "Jede E-Mail akzeptieren" gibt es, aber es verbraucht Credits für alles, was ankommt: Vermeiden Sie es.
3. Lassen Sie E-Mails ignorieren, die schon im Postfach liegen aktiviert (empfohlen): Der erste Lesevorgang erfasst nur, was schon da ist.
4. "Transkribierte Mails aus dem Postfach löschen" ist optional. Lassen Sie es aus, wenn Sie unsicher sind.
5. Klicken Sie auf Verbindung testen und dann auf Verbinden.
6. Das Lesen läuft alle paar Minuten von selbst. Jetzt lesen erzwingt einen Lesevorgang (geplant innerhalb von 1 Minute).

• Test schlägt fehl: Fast immer ist es das normale Passwort statt des App-Passworts, POP beim Anbieter deaktiviert oder Leerzeichen im Passwort.
• Postfach "wegen Fehler pausiert": Der Anbieter hat den Zugriff abgelehnt (Passwort geändert oder widerrufen). Erzeugen Sie ein neues App-Passwort und nutzen Sie Beheben.
• Endgültig widerrufen: Löschen Sie das App-Passwort in den Sicherheitseinstellungen Ihres E-Mail-Kontos.

Verbinden Sie Ihr Zoom-, Google-Meet- oder Microsoft-Teams-Konto, um die Transkription zu erhalten, die die Plattform selbst erzeugt hat, ohne aufzuzeichnen und ohne Datei hochzuladen. TranscritorAi liest nur und tritt nie dem Anruf bei. Die Anmeldung erfolgt auf der Seite der Plattform: TranscritorAi sieht und speichert Ihr Passwort nicht, nur ein verschlüsseltes Zugriffstoken.

Ablauf: Integrationen, Meetings, (Plattform), Verbinden, melden Sie sich im geöffneten Fenster bei der Plattform an, stimmen Sie dem Zugriff zu und passen Sie danach die Regeln an.

Der wichtigste Punkt: Verbinden erzeugt keine Transkription. Die Transkription muss auf der Plattform existieren. Prüfen Sie vor dem Verbinden die Voraussetzungen Ihrer Plattform.

Zoom

Sie brauchen: einen kostenpflichtigen Zoom-Tarif mit aktivierter Cloud-Aufzeichnung und Audiotranskription.

1. Öffnen Sie auf zoom.us die Aufzeichnungseinstellungen des Gastgebers.
2. Aktivieren Sie die Cloud-Aufzeichnung und die Option, eine Audiotranskription zu erstellen.
3. Zeichnen Sie Meetings in der Cloud auf (automatisch oder manuell). Ohne Cloud-Aufzeichnung gibt es keine Transkription.
4. Klicken Sie in TranscritorAi auf Verbinden und stimmen Sie im Zoom-Fenster dem Zugriff zu.

Endgültig widerrufen: Zoom Marketplace, Manage, Added Apps.

Google Meet

Sie brauchen: eine kostenpflichtige Google-Workspace-Edition mit Transkription (zum Beispiel Business Standard oder höher). Private @gmail.com-Konten erzeugen in der Regel keine Transkription.

1. Verbinden Sie mit dem Konto des Organisators des Meetings: Die Transkription gehört demjenigen, der es organisiert hat.
2. Aktivieren Sie im Meeting die Transkription (Aktivitäten, Transkripte), oder bitten Sie den Workspace-Administrator, sie standardmäßig einzuschalten.
3. Nach Ende des Meetings braucht die Transkription einige Minuten. TranscritorAi holt sie von selbst ab.
4. Klicken Sie in TranscritorAi auf Verbinden, wählen Sie das Konto des Organisators und stimmen Sie dem Lesezugriff auf Meetings zu.

• Google-Hinweis "App nicht verifiziert": Solange die Verifizierung der App nicht abgeschlossen ist, kann Google einen Hinweis anzeigen. Fahren Sie nur fort, wenn die Seite accounts.google.com ist und die App TranscritorAi.
• Endgültig widerrufen: myaccount.google.com/permissions, TranscritorAi, Zugriff entfernen.

Microsoft Teams

Sie brauchen: ein Arbeits- oder Schulkonto von Microsoft 365 (ein privates Hotmail/Outlook-Konto hat keine Teams-Transkription) mit aktivierter Meeting-Transkription. In der Regel muss der Administrator den Zugriff genehmigen.

1. Bitten Sie den Microsoft-365-Administrator, die Transkription von Teams-Meetings für Ihr Konto zu erlauben.
2. Starten Sie im Meeting die Transkription (Weitere Aktionen, Aufzeichnen und transkribieren, Transkription starten).
3. Klicken Sie in TranscritorAi auf Verbinden und melden Sie sich mit dem Konto der Organisation an. Verlangt Microsoft die Genehmigung des Administrators, senden Sie ihm die Anfrage und verbinden Sie danach erneut.

Eigene App (optional, kann aber Pflicht sein). Microsoft berechnet die Nutzung der Transkriptions-API. Wenn das Panel "Um diese Plattform zu verbinden, registrieren Sie die Anwendung Ihrer Organisation" anzeigt, oder wenn Sie möchten, dass die Kosten Ihr Azure-Abonnement belasten, registrieren Sie eine eigene App:

1. Öffnen Sie auf portal.azure.com Microsoft Entra ID, App-Registrierungen, Neue Registrierung.
2. Name: "TranscritorAi". Kontotyp: nur dieses Verzeichnis. Geben Sie als Umleitungs-URI, Typ Web, https://<Adresse der Website>/api/reunioes/integracoes/teams/callback an und ersetzen Sie den Teil zwischen den Zeichen durch die Domain von TranscritorAi, dieselbe wie in Ihrem Browser, ohne abschließenden Schrägstrich. Registrieren.
3. Kopieren Sie die Anwendungs-ID (Client) und die Verzeichnis-ID (Mandant).
4. Erstellen Sie unter Zertifikate und Geheimnisse ein neues Clientgeheimnis und kopieren Sie den Wert sofort (er verschwindet später).
5. Fügen Sie unter API-Berechtigungen Microsoft Graph, delegierte Berechtigungen hinzu: User.Read, OnlineMeetings.Read, OnlineMeetingTranscript.Read.All und offline_access. Danach muss ein Administrator des Mandanten die Einwilligung erteilen.
6. Füllen Sie in TranscritorAi im Teams-Panel Anwendungs-ID, Anwendungsgeheimnis und Organisation (die Verzeichnis-ID) aus und klicken Sie auf Anwendung speichern. Erst dann auf Verbinden klicken. Um zur App von TranscritorAi zurückzukehren, nutzen Sie Anwendung entfernen.

Die Transkriptionskosten von Microsoft belasten das mit der App verknüpfte Azure-Abonnement. Ohne Abonnement funktioniert ein kleines Volumen im Testmodus, danach lehnt Microsoft ab. Endgültig widerrufen: Entfernen Sie auf myapps.microsoft.com die Einwilligung (Microsoft erlaubt kein Widerrufen über die API, daher löscht das Trennen nur das Token auf unserer Seite).

Nach dem Verbinden: Regeln und Kalender

• Erfassung: nur auf meine Anfrage, alle Meetings oder nur die mit einem Wort im Titel.
• Zusammenfassung und Aktionsplan, personenbezogene Daten ausblenden (LGPD) und E-Mail-Benachrichtigung bei Fertigstellung sind optional.
• Jetzt nach Meetings suchen listet die der letzten 7 Tage auf. Unter "Nächste Meetings" wählen Sie einzeln aus, was transkribiert wird.
• Informieren Sie die Teilnehmer, dass das Meeting transkribiert wird. Sie sind dafür verantwortlich, die Erlaubnis zu haben.
• Manche Optionen können Zusatzkosten verursachen, die vom Meeting-Guthaben abgezogen werden (zum Beispiel Teams über die App von TranscritorAi). Dann bittet die Seite um Ihre Zustimmung. Ohne Zustimmung und ohne Guthaben wird nichts transkribiert. Das Guthaben kaufen Sie unter Pläne.

Bot im Meeting (für Meetings, die die Plattform nicht transkribiert)

Ein Teilnehmer namens "TranscritorAi" tritt dem Anruf bei, und der Gastgeber muss ihn zulassen. Der Bot gehört einem externen Anbieter (heute Recall.ai) und nutzt dessen Konto. Der Bot-Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert.

1. Erstellen Sie ein Konto auf recall.ai und erzeugen Sie im Dashboard einen API-Schlüssel. Notieren Sie die Region des Kontos (zum Beispiel us-west-2, us-east-1, eu-central-1 oder ap-northeast-1).
2. Wählen Sie im Block Bot im Meeting den Anbieter und die Region (dieselbe wie bei Ihrem Konto), fügen Sie den Schlüssel bei "Schlüssel Ihres Kontos" ein und klicken Sie auf Schlüssel speichern.
3. Haken Sie die Zustimmung zu den Kosten an. Die Kosten gehören dem Anbieter, direkt abgerechnet an Sie.
4. Fügen Sie den Meeting-Link (Zoom, Meet oder Teams) ein, bestätigen Sie, dass Sie die Teilnehmer informiert haben, und klicken Sie auf Bot senden. Lassen Sie "TranscritorAi" ins Meeting.

Grenzen: höchstens 2 Bots gleichzeitig und eine monatliche Obergrenze pro Konto. Ohne eigenen Schlüssel kann der Bot möglicherweise zulasten des Meeting-Guthabens genutzt werden, falls der Server das anbietet.

TranscritorAi speichert Ihre Dateien und Transkriptionen in einem Ordner namens transcritorai in Ihrer Cloud, ohne den Speicher Ihres Tarifs zu nutzen. Sie bestimmen, was erlaubt ist:

Nach dem Verbinden: Als Ziel verwenden bestimmt, welche Cloud neue Dateien erhält, Meine Dateien in die Cloud verschieben sendet, was noch nur auf der Website liegt, und Aus der Cloud importieren holt Dateien zum Transkribieren.

Google Drive, Dropbox und OneDrive (Anmeldung beim Anbieter)

1. Integrationen, Cloud, (Anbieter), Verbinden.
2. Wählen Sie die Berechtigung und bestätigen Sie.
3. Melden Sie sich im Fenster des Anbieters an, lesen Sie die Berechtigungen und stimmen Sie zu. Der Ordner transcritorai wird von selbst angelegt.

Ihr Passwort läuft nie über TranscritorAi: Wir speichern nur das Token, verschlüsselt. Was jeder Anbieter gewährt:

• Google Drive: nur die Dateien, die TranscritorAi selbst anlegt. Zum Importieren wählen Sie die Dateien in der Google-Auswahl.
• Dropbox: im Modus Nur speichern nur Zugriff auf den Ordner Apps/transcritorai.
• OneDrive: im Modus Nur speichern nur der Ordner der App (Apps). Importieren oder den Ordner im Stammverzeichnis zu nutzen, erfordert Zugriff auf Ihre Dateien. Arbeits- oder Schulkonten können die Genehmigung des Administrators verlangen.
• Eine spätere Erweiterung der Berechtigung erfordert, das Konto erneut zu verknüpfen (Neu verbinden).
• Endgültig widerrufen: Google auf myaccount.google.com/permissions, Dropbox unter Einstellungen, Sicherheit, Verbundene Apps, OneDrive auf account.microsoft.com/privacy (oder myapps.microsoft.com bei Arbeitskonten).

Amazon S3 und kompatible Dienste (AWS, Alibaba OSS, iDrive e2 und andere)

Das ist der einzige Weg, der Schlüssel verlangt, weil es keine "Anmeldung auf der Seite" gibt. Erzeugen Sie einen Schlüssel nur für TranscritorAi, mit minimalen Rechten. Nutzen Sie nie den AWS-Root-Schlüssel. Zugriffsschlüssel und Geheimnis werden verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt.

Bereithalten: ein Konto beim Dienst und ein Bucket (der "Stammordner" des Speichers).

1. Erstellen Sie das Bucket, falls Sie noch keines haben. Notieren Sie Namen und Region (zum Beispiel us-east-1 oder sa-east-1).
2. In TranscritorAi: Integrationen, Cloud, Amazon S3, Verbinden. Wählen Sie den Dienst und geben Sie Bucket, Region und Berechtigung an. Das Popup zeigt die für Ihr Bucket erzeugte minimale Zugriffsrichtlinie: Klicken Sie auf Kopieren.
3. In AWS: IAM, Benutzer, Benutzer erstellen (zum Beispiel transcritorai), ohne Konsolenzugriff. Öffnen Sie den Benutzer, Berechtigungen, Berechtigungen hinzufügen, Inline-Richtlinie erstellen, Tab JSON, fügen Sie die kopierte Richtlinie ein und speichern Sie.
4. Weiter beim Benutzer: Sicherheitsanmeldeinformationen, Zugriffsschlüssel erstellen (Anwendungsfall "Anwendung außerhalb von AWS"). Kopieren Sie Access Key ID und Secret Access Key. Das Geheimnis erscheint nur jetzt.
5. Fügen Sie zurück in TranscritorAi den Zugriffsschlüssel und das Geheimnis ein und schließen Sie mit Verbinden ab.
6. Klicken Sie auf Verbindung testen. "Verbindung funktioniert" heißt fertig. Wird angezeigt, dass der Schlüssel das ganze Bucket erreicht, ist die Richtlinie zu weit gefasst: Ersetzen Sie sie durch die aus dem Popup kopierte.

Andere kompatible Dienste: Wählen Sie Alibaba Cloud OSS, iDrive e2 oder "Anderer S3-kompatibler" und füllen Sie auch die Dienstadresse (https) aus, die das Panel des Anbieters zeigt. Verwenden Sie bei Region die vom Anbieter genannte. Bei MEGA funktioniert hier nur MEGA S4 (S3-kompatibel).

• "Der Zugriffsschlüssel wurde abgelehnt": Access Key oder Secret falsch, oder der Schlüssel ist deaktiviert.
• "Der Schlüssel hat keine Berechtigung": Die Richtlinie wurde nicht angehängt, oder der Bucket-Name darin stimmt nicht.
• "Das angegebene Bucket existiert in dieser Region nicht": Name oder Region vertauscht.
• Endgültig widerrufen: Deaktivieren oder löschen Sie den Zugriffsschlüssel in IAM.

Anbieter, die als nicht verfügbar erscheinen

iCloud Drive, Proton Drive und NordLocker: Das Unternehmen bietet keinen Zugriff für externe Anwendungen. Normales MEGA: in Sicherheitsprüfung (nutzen Sie MEGA S4 über S3).

Machen Sie aus den Dokumenten, die Sie schon in der Cloud haben, Text. Es gibt keine neue Anmeldung: Der Tab Dokumente nutzt dieselbe Verbindung wie der Tab Cloud, nur mit der kleinstmöglichen Berechtigung zum Lesen dessen, was Sie auswählen. Jedes Dokument hat seine eigene Schaltfläche Verbinden mit eigener Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Google Docs, Tabellen und Präsentationen, etwa 2 Minuten

Halten Sie bereit: das Google-Konto, in dem die Dokumente liegen.

1. Integrationen, Dokumente, klicken Sie in der Zeile des Dokuments auf Verbinden und dann auf Google-Konto verbinden.
2. Wählen Sie im Google-Fenster das Konto, lesen Sie die Berechtigung und klicken Sie auf Zulassen.
3. Das Fenster schließt sich von selbst, und die drei Google-Zeilen werden grün mit Verbunden.
4. Klicken Sie auf dem Start auf Integrationen › Google Drive, wählen Sie die Dokumente in der Google-Auswahl aus und bestätigen Sie.
5. Die Dateien kommen in die Warteschlange, verbrauchen Guthaben wie jeder Upload, und der Text liegt unter Meine Dateien.

Was Google gewährt: nur die Dateien, die Sie in der Auswahl treffen, nie das ganze Drive. TranscritorAi bearbeitet, verschiebt oder löscht kein Dokument. Google-Dokumente werden sofort exportiert (PDF und .xlsx), nur für die Transkription.

So sehen und wählen Sie Ihre Google-Dokumente aus

1. Verbinden Sie Ihr Google-Konto in diesem Tab (Schaltfläche Verbinden). Wenn die Zeile grün wird und „Verbunden“ anzeigt, ist der Zugriff erteilt.
2. Gehen Sie zum Start und klicken Sie auf Integrationen › Google Drive.
3. Die Google-Dateiauswahl öffnet sich mit der Liste Ihrer Dateien. Um die gewünschte zu finden, nutzen Sie die Suche oben oder das Menü an der Seite (zum Beispiel Zuletzt, Meine Ablage und Mit mir geteilt).
4. Den Typ erkennen Sie am Symbol: Blau ist ein Dokument, Grün eine Tabelle und Gelb eine Präsentation. Klicken Sie auf eine Datei, um sie zu markieren (Mehrfachauswahl ist möglich).
5. Klicken Sie auf Auswählen. TranscritorAi sieht nur die Dateien, die Sie hier markiert haben; der Rest Ihres Drives bleibt für TranscritorAi verschlossen.
6. Die Dateien kommen in die Warteschlange und werden transkribiert. Sobald ein Eintrag fertig ist, klicken Sie auf Ansehen, um den Text in einem Popup zu lesen (mit der Schaltfläche Kopieren).
7. Die Ergebnisse liegen auch unter Meine Dateien, wo Sie sie öffnen, herunterladen oder an eine KI senden können. Das Originaldokument bleibt unverändert bei Google.

Word, Excel und PowerPoint, etwa 3 Minuten

Halten Sie bereit: das Microsoft-Konto des OneDrive und die dort als .docx, .xlsx oder .pptx gespeicherte Datei.

1. Speichern Sie die Datei in OneDrive. Alte Dateien (.doc, .xls, .ppt) müssen als .docx, .xlsx oder .pptx gespeichert werden.
2. Integrationen, Dokumente, klicken Sie in der Zeile des Dokuments auf Verbinden und dann auf Microsoft-Konto verbinden.
3. Wählen Sie im Microsoft-Fenster das Konto, melden Sie sich an, lesen Sie die Berechtigung (Ihre Dateien lesen) und akzeptieren Sie.
4. Das Fenster schließt sich von selbst, und die drei Microsoft-Zeilen werden grün mit Verbunden.
5. Klicken Sie auf Dateien zum Transkribieren auswählen, haken Sie die Dateien an und klicken Sie auf Transkribieren. Die Schaltfläche Integrationen auf dem Start öffnet dieselbe Liste.

Was Microsoft gewährt: nur die Leseberechtigung für die Dateien in Ihrem OneDrive. TranscritorAi schreibt, bearbeitet und löscht nichts und liest keine E-Mails, keinen Kalender und keine Kontakte. Funktioniert mit einem privaten Konto und mit einem Geschäfts- oder Schulkonto.

Wenn etwas nicht funktioniert

• Die Schaltfläche Integrationen › Google Drive erscheint nicht auf dem Start: Laden Sie die Seite nach dem Verbinden neu. Bleibt sie verborgen, ist die Google-Dateiauswahl auf diesem Server noch nicht aktiviert.
• Das Microsoft-Fenster verlangt die Zustimmung des Administrators: Es ist ein Geschäfts- oder Schulkonto. Bitten Sie die Person, die das Konto verwaltet, die App von TranscritorAi zuzulassen, und versuchen Sie es erneut.
• Eine .doc-, .xls- oder .ppt-Datei: Das alte Format wird nicht gelesen. Öffnen Sie die Datei und speichern Sie sie als .docx, .xlsx oder .pptx.
• Eine passwortgeschützte Datei: Entfernen Sie das Passwort vor dem Import.
• OneDrive ist nur zum Speichern verbunden: Öffnen Sie ein Microsoft-Dokument, klicken Sie erneut auf Verbinden und akzeptieren Sie die Leseberechtigung.
• Sie wollen den Zugriff entfernen: Nutzen Sie Verwalten im Tab Cloud. Was TranscritorAi schon umgewandelt hat, bleibt unter Meine Dateien.

Zwei Anwendungen, immer mit Ihrem eigenen Konto im Werkzeug, und TranscritorAi ändert oder löscht nie bereits vorhandene Aufgaben. An Projekt senden verwandelt das Protokoll einer Transkription in Aufgaben, und Sie prüfen vor dem Anlegen alles. Aufgabe per Link importieren (Trello und Jira) liest eine Aufgabe, deren Link Sie in das Linkfeld der Startseite eingefügt haben, und transkribiert die Anhänge, die Sie auswählen. Zum Extrahieren von Aufgaben brauchen Sie einen eigenen KI-Schlüssel (siehe KI-Schlüssel). Plattformen: Trello, Jira, Linear, Asana, ClickUp, monday.com und Azure DevOps. Alle zeigen Verbinden und die Schritt-für-Schritt-Anleitung; "Verfügbar" heißt, Sie können sich jetzt anmelden, und "Wird eingerichtet" heißt, dass TranscritorAi die Aktivierung noch abschließt (Sie müssen nichts einstellen). Jira bedeutet nur Jira Cloud, Azure DevOps braucht ein Geschäfts- oder Schulkonto, der Zugriff auf ClickUp ist breit (es gibt keine Berechtigungsstufen), und bei monday.com führt Verbinden zuerst zur Installation der App und dann zur Autorisierung.

Verbinden

1. Integrationen, Projekte, (Plattform), Verbinden.
2. Wählen Sie unter Zugriff Aufgaben lesen und anlegen (nötig, um wirklich anzulegen) oder Nur lesen.
3. Melden Sie sich im Fenster der Plattform an, wählen Sie Workspace oder Team (und, wo gefragt, die Boards) und stimmen Sie zu. Die Seite zeigt das verbundene Konto.

Nutzen

1. Öffnen Sie unter Meine Dateien die Transkription und klicken Sie auf An Projekt senden.
2. Wählen Sie das verbundene Konto und das Ziel: Board und Liste bei Trello, Workspace und Projekt bei Asana, Team bei Linear, Space und Liste bei ClickUp, Site und Projekt bei Jira, Board und Gruppe bei monday.com, Organisation und Projekt bei Azure DevOps.
3. Geben Sie die Teilnehmer an (optional, durch Kommas getrennt): Das hilft, jede Aufgabe der richtigen Person zuzuordnen.
4. Klicken Sie auf Aufgaben extrahieren, prüfen Sie (Titel, Verantwortliche und Frist), haken Sie nur die gewünschten an und legen Sie sie an. Jede Aufgabe erscheint als angelegt (mit Link zum Öffnen) oder als "gab es schon, nicht dupliziert".

Aufgabe per Link importieren (Trello und Jira)

1. Fügen Sie auf der Startseite einen Aufgabenlink in das Linkfeld ein (mehrere Links landen weiterhin in der Liste). Wenn Sie das Werkzeug noch nicht verbunden haben, bietet das Fenster Verbinden an.
2. Sehen Sie in der Vorschau den gelesenen Text (kostenlos), wählen Sie die Anhänge aus und prüfen Sie die Guthabenschätzung, bevor etwas heruntergeladen wird. Audio, Video und PDF verbrauchen Guthaben.
3. Klicken Sie auf Importieren: TranscritorAi transkribiert und erstellt das fertige Dokument, das Sie kopieren oder herunterladen. Es wird nur gelesen: Im Werkzeug wird nichts geschrieben, und der gelesene Text verschwindet nach 7 Tagen aus unserer Datenbank.

Trello mit Ihrer eigenen App (optional)

Standardmäßig nutzt Trello die App von TranscritorAi. Um eine eigene App mit eigenem Limit und Zugriff zu nutzen, registrieren Sie sie unter Integrationen, KI, Trello mit meiner eigenen App:

1. Erstellen Sie auf trello.com/apps/admin eine App mit beliebigem Namen.
2. Wählen Sie im Tab OAuth 2.0 den Typ Vertraulich.
3. Fügen Sie als Rückgabe-URL die Adresse ein, die das Panel von TranscritorAi zeigt. Sie muss identisch sein, ohne abschließenden Schrägstrich.
4. Scopes: read:board:trello, write:board:trello und read:member:trello.
5. Kopieren Sie Client ID und Client Secret, fügen Sie sie in die Felder ein und speichern Sie. Verbinden Sie danach Trello wie gewohnt: Es nutzt jetzt Ihre App. Das Secret wird verschlüsselt gespeichert.

Diese Zugangsdaten werden beim Speichern nicht getestet: Trello prüft das Paar erst, wenn Sie den Zugriff autorisieren, also ist das Verbinden der Test. Das Löschen der App hier hebt den Zugriff der damit verbundenen Konten auf.

Endgültig widerrufen: Trello und Jira auf id.atlassian.com/manage-profile/security, Asana unter Einstellungen, Apps, Linear unter Settings, Account, Applications, ClickUp unter Einstellungen, Apps; bei monday.com und Azure DevOps im Bereich der autorisierten Apps Ihres Kontos.

Hier liegen Ihre KI-Schlüssel, die zum Extrahieren von Aufgaben aus Transkriptionen dienen. Die Kosten tragen Sie, abgerechnet vom KI-Anbieter. Der Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert, in einem Tresor mit eigenem Verschlüsselungsschlüssel, und nie wieder angezeigt: Das Panel zeigt nur das Ende. Ist der Tresor auf dem Server nicht aktiviert, bleibt die Funktion aus, statt den Schlüssel unverschlüsselt zu speichern.

Goldene Regel: Ein Abonnement (Claude Pro, ChatGPT Plus, Gemini Advanced, Perplexity Pro) ist kein API-Schlüssel. Ein API-Schlüssel wird im Entwickler-Dashboard des Anbieters erstellt und separat nach Nutzung abgerechnet. Setzen Sie im Dashboard ein Ausgabenlimit.

Der Standardmodus ist "Ich nutze meinen eigenen Schlüssel (die Kosten trage ich)". Der Modus "TranscritorAi kümmert sich um alles" erscheint nur, wenn der Server ihn aktiviert, und verlangt, dass Sie den Preis akzeptieren. TranscritorAi nutzt den ersten gültigen Schlüssel in der Reihenfolge Anthropic, OpenAI, Gemini, Perplexity, DeepSeek.

Schritt für Schritt (für alle gleich)

1. Integrationen, KI, Anthropic (Claude), Verbinden. Die anderen Anbieter erscheinen im selben Panel.
2. Erzeugen Sie den Schlüssel im Dashboard des Anbieters und kopieren Sie ihn sofort: Er erscheint nur einmal.
3. Fügen Sie ihn bei "Schlüssel hier einfügen" ein und klicken Sie auf Schlüssel speichern.
4. TranscritorAi testet den Schlüssel sofort, mit einer minimalen Anfrage an den Anbieter. Funktioniert: fertig. Konnte gerade nicht getestet werden: Der Schlüssel wurde gespeichert, aber der Anbieter hat nicht geantwortet (Netz, Limit oder kein Guthaben), nutzen Sie später Testen. Vom Anbieter abgelehnt: falscher, abgelaufener oder widerrufener Schlüssel, speichern Sie einen neuen.
5. Löschen entfernt den Schlüssel aus TranscritorAi, widerruft ihn aber nicht beim Anbieter. Löschen Sie ihn dafür auch im Dashboard des Anbieters.

Wenn die Aufgabenextraktion fehlschlägt: "Schlüssel abgelehnt" verlangt einen neuen Schlüssel, "gespeicherter Schlüssel nicht lesbar" verlangt, dass Sie ihn neu eintragen, und "kein Schlüssel" verlangt, dass Sie Ihren eintragen.

Das ist keine Verbindung, die Sie hier anlegen: Es ist die Liste der Websites, für die Sie das Merken des Logins gewünscht haben.

1. Transkribieren Sie eine Seite, die ein Passwort verlangt.
2. Melden Sie sich im erscheinenden Login-Popup auf der Website an und haken Sie Login speichern an.
3. Bei späteren Transkriptionen dieser Website läuft der Login von selbst, ohne Popup.
4. Unter Integrationen, Logins sehen Sie die gespeicherten Websites und löschen eine mit Entfernen.

Benutzername und Passwort werden verschlüsselt gespeichert, nicht wieder auf dem Bildschirm angezeigt und nur für diese Website verwendet. Entfernen löscht den Eintrag. Ändern Sie das Passwort auf der Website, verlangt die nächste Transkription den Login erneut.

Nicht gelöst? Öffnen Sie den Support und nennen Sie die Integration und die genaue Meldung auf dem Bildschirm. Geben Sie nie den Schlüssel oder das Passwort an.

Übersicht: Was Sie bereithalten müssen